Privacyverklaring

Privacyverklaring

Als Heideheeren hechten wij veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van de leden, hun partners en onze gasten. In deze verklaring willen wij daarom heldere informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met alle persoonsgegevens die wij ontvangen of bezitten. Daarbij houden wij ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Als club “Heideheeren” leggen wij persoonsgegevens vast en verwerken deze. Deze gegevens worden door de leden verstrekt wanneer zij lid worden. De gegevens worden alleen gebruikt ten behoeve van het uitvoeren van activiteiten binnen en door de club.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • De principes van privacy by default en privacy by design omarmen, dwz. dat bij nieuwe dingen, ontwikkelingen, beleid of software, steeds wordt nagedacht over technische en organisatorische maatregelen om de privacy-risico’s voor individuen zo klein mogelijk te maken
  • Standaard zo min mogelijk gegevens verwerken waarmee de privacy op de best mogelijke manier wordt beschermd
  • Persoonsgegevens van de leden verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, nl. het mogelijk maken van het goed functioneren van onze club “Heideheeren” en ervan uitgaan dat de leden bij het verstrekken van deze gegevens uitdrukkelijk instemmen met deze verwerking en benutting
  • Slechts die persoonsgegevens verwerken die nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt, i.c. de administratieve kanten van het lidmaatschap van onze club “Heideheeren”; dit betreft voor- en achternaam, adres, telefoonnummer(s), bankrekeningnummer, geboortedatum en naam partner
  • Deze persoonsgegevens niet langer bewaren dan voor het lidmaatschap van de “Heideheeren” noodzakelijk is en deze gegevens verwijderen wanneer de persoon het lidmaatschap heeft opgezegd en aan alle verplichtingen van het lidmaatschap heeft voldaan
  • Persoonsgegevens nimmer aan derden verstrekken of doorverkopen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt of indien dit vereist is op grond van een wettelijk voorschrift
  • Andere persoonlijke gegevens uitsluitend verwerken voor zover zij tijdens een bijeenkomst naar voren zijn gebracht en met instemming van betrokkene in het verslag zijn opgenomen
  • Verslagen waarin persoonlijke gegevens van leden zijn opgenomen niet buiten de kring van de leden verspreiden zonder dat de betreffende leden daartoe uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven
  • Onze leden informeren over hun rechten (recht van inzage, correctie, aanvulling en weglating), hen hierop zo nodig wijzen en deze rechten respecteren
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen teneinde persoonsgegevens van de leden te beveiligen en te beschermen tegen verlies, wijziging, misbruik of tegen enige (andere) vorm van onrechtmatige verwerking
  • In het geval wij gebruik maken van de diensten van derden, in het kader van de bescherming van persoonsgegevens afspraken maken omtrent de benodigde beveiligingsmaatregelen.

Binnen het bestuur is de secretaris verantwoordelijk voor de bescherming van
persoonsgegevens. Vanuit die functie is deze verantwoordelijk voor het toezicht op de
webmaster, m.n. voor wat betreft het tijdig melden van datalekken. Ten minste één
keer per jaar bespreekt de secretaris de bescherming van persoonsgegevens en de
bijbehorende manier van werken met de webmaster en rapporteert hierover aan het
bestuur.

Door de webmaster worden algemene bezoekgegevens van de website en gegevens van leden die het besloten gedeelte hiervan bezoeken bijgehouden, waaronder het IPadres van computers en het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoekgedrag op de website en om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt

Ten behoeve van de opgave bij de Kamer van Koophandel bewaart de secretaris van de bestuursleden een kopie van het identiteitsbewijs of paspoort. De gegevens worden bewaard op een computer die beschermd is door een wachtwoord. De computer is alleen toegankelijk voor de secretaris.

Aldus vastgesteld tijdens de bijeenkomst gehouden op 7 november 2018 te Zeist